Долгожданный переход на полностью безбумажный документооборот по 122-ФЗ
Значимое сокращение рутинных операций КДП и затрат на доставку документов
Готовое решение и интеграция с 1С:ЗУП
Наконец, это стало возможным:
Цифровое подписание всех кадровых документов
Теперь 122-ФЗ позволяет подписывать все документы КДП электронно — без бумаги и личных встреч с сотрудниками. Это более 200 типов документации, включая Трудовой договор, Ученический договор, Материальную ответственность, журналы ТБ и ЛНА.
Создание ЭЦП для сотрудников
Цифровая подпись («облачная» УНЭП) генерируется прямо внутри HRlink. Не нужно покупать дорогие УКЭП на флешках или долго ждать авторизации — всего несколько секунд, и можно сразу подписывать документы через sms, мессенджеры или почту.
Авторизация через Госуслуги
HRlink бесшовно интегрирован с порталом Работа в России, что позволяет использовать ЕСИА: при наличии учетной записи Госуслуг, сотрудник может с ее помощью авторизоваться и подписывать документы в личном кабинете HRlink.
Прозрачность и управляемость
HRlink — это центр управления всеми документами сотрудников. Вы полностью контролируете процесс подписания: видите текущий статус по каждому документу и можете отправлять напоминания по sms, email, Whatsapp, Telegram, Viber и API других сервисов.
Удобно, быстро и очень просто
Сотрудникам не нужно осваивать сервис или изучать инструкции: HRlink создан таким простым, что любое действие интуитивно понятно. Подписание возможно с любого смартфона, компьютера или инфокиоска, а авторизация происходит через sms.
Работает с любыми учетными системами
HRlink готов к работе сразу после импорта данных о сотрудниках. Преднастроенная интеграция с 1С:ЗУП позволит сделать это в считанные минуты. К другим учетным системам — SAP, 1C, Босс-Кадровик, Битрикс и др. — доступно подключение через API.
Вы удивитесь, сколько можно сэкономить
Бумажный документооборот в крупной компании обходится дорого: стоит сложить все «мелкие» траты, годовые бюджеты достигают сотен тысяч рублей*
* по исследованиям HRlink, поддержание бумажного документооборота обходится в среднем от 100 до 200 тыс. руб. на каждую сотню сотрудников
Расходные материалы
бумага, картриджи, оргтехника и ее обслуживание
Организация архива
шкафы, папки и пространство для
хранения
Логистика
доставка документов туда и обратно между подразделениями
Ресурсы КДП
время сотрудников на подписание документов и розыск нужных бумаг в архиве
Мы поможем рассчитать реальную стоимость бумажного документооборота и покажем, как HRlink сэкономит значимую сумму.
Защита от рисков
потери документов
HRlink гарантирует сохранность документов: наше облако с тройной репликацией данных в разы надежнее, чем размещение на внутренних серверах.
Механизм легкого поиска в электронном архиве — по сотрудникам, документам и подразделениям — позволит быстро найти нужные файлы при проверках регулирующих органов. Избавьте кадровый персонал от нервов при поиске документов, а себя — от штрафов и судов при их утере.
Новое преимущество
для HR-бренда
Станьте передовой компанией, которая в числе первых освоит новейшую технологию взаимодействия с сотрудниками. HRlink —это удобный сервис, который позволит укрепить лояльность персонала и показать заботу о комфорте каждого.
Линейным руководителям не придется «бегать за подчиненными» для подписания документов, а самим сотрудникам не нужно ждать назначения встреч в отделе кадров и лишний раз ездить в офис — теперь любой документ можно подписать удаленно, за пару минут.
Получите преимущество инноваций для вашего HR-бренда и станьте лидером в digital HR.
Первый шаг
в корпоративную среду
Мы знаем, как сложно бывает вовлечь сотрудников в использование ресурсов компании — корпоративного портала, селф-сервисов, чат-ботов и других интерактивных инструментов.
HRlink позволит решить эту задачу: поступая на работу, сотрудник сразу получает Личный кабинет HRlink с удобной авторизацией — первый шаг в цифровую среду компании станет простым и понятным.
В дальнейшем, HRlink может стать привычным каналом коммуникации с сотрудниками, а интеграция с другими корпоративными сервисами позволит создать эффективную экосистему.
3 шага для перехода на электронный кадровый документооборот
1
Подключиться к эксперименту по 122–ФЗ
Мы поможем заполнить специальное заявление и подать его в Министерство труда. Подтверждение о включении в эксперимент — это ваш ключ к легитимному и безрисковому отказу от бумажного документооборота.
2
Подключить HRlink к учетной системе, обучить КДП
Мы настроим интеграцию с вашей учетной системой и поможем обучить персонал кадровой службы. Предоставим пакет документов для соблюдения всех регламентных процедур.
3
Запустить на всю компанию
Готово! Осталось рассказать сотрудникам о вашей новой системе кадрового документооборота. Мы поделимся шаблонами информационных материалов и мануалов по использованию системы, при необходимости — проведем тренинг.
После подключения Служба заботы о клиентах HRlink всегда будет на связи, чтобы помочь с любыми вопросами по работе в системе.
Уже с нами в эксперименте
От 30.000 руб. в месяц*
Получите скидку под эксперимент
Избавьтесь первыми
от бумаги в КДП
* в зависимости от количества сотрудников
FAQ
В Эксперимент Министерства Труда по 122–ФЗ вступить не так-то просто. Запутанная и сложная процедура, не всех принимают...
Мы предоставим все необходимые формы документов, поможем корректно заполнить и получить подтверждение о приеме заявления. В любом случае, вы не платите ничего до фактического принятия в Эксперимент — это наша гарантия.
У наших сотрудников нет Личных кабинетов и email — они не смогут использовать систему?
В HRlink автоматически создает Личный кабинет для каждого человека вашей компании — как только получает ФИО и телефон нового сотрудника. Авторизация происходит через sms, email не нужен.
Что делать, если у сотрудников нет ЭЦП, нет учетной записи на Госуслугах или портале Работа в России?
Это не проблема. В HRlink встроена возможность быстрой генерации цифровой подписи («облачной» УНЭП) — вы сможете создавать ее сами, внутри системы. Это быстро и бесплатно, в любых количествах.
Не все документы можно подписывать ЭЦП. Какие придется оставить на бумаге?
Согласно 122–ФЗ абсолютно все рабочие документы можно подписывать электронно. в т.ч. Трудовой и Ученический договоры и Дополнительные соглашения к ним, Материальную ответственность, журналы Техники безопасности и все остальные кадровые документы.
Знаю, что электронные трудовые документы нужно хранить 75 лет — как это организовать?
Мы будем хранить ваши документы в облаке HRlink весь регламентированный срок — и мы гарантируем безопасность данных. При необходимости, вы можете скачать и разместить весь архив на внутренних серверах — это все равно будет дешевле, чем хранить бумагу.
Что делать после завершения Эксперимента Министерства Труда по 122–ФЗ? Система перестанет работать?
После окончания Эксперимента электронный кадровый документооборот станет доступен всем компаниям, а возможно — станет обязательным. Начинайте готовиться уже сейчас!
У наших сотрудников кнопочные телефоны, а планшетов и ноутбуков нет. Как им зайти в систему?
Кнопочного телефона достаточно, чтобы получить sms с одноразовым паролем для входа в систему. А зайти в HRlink можно с компьютера сотрудника КДП, девайса руководителя или инфокиоска.
Всех сотрудников нужно переводить на электронный кадровый документооборот сразу? Или можно поэтапно?
Да, можно сделать пилотный проект на ограниченном количестве сотрудников или отделов. Мы поможем проанализировать, с каких документов, сотрудников или филиалов стоит начать, чтобы получить быстрый и очевидный результат.
Что делать, если не все сотрудники согласятся использовать ЭЦП? Совмещать электронный и бумажный документооборот?
Сейчас ЭЦП полностью равнозначна рукописной подписи. Мы поможем убеждать и просвещать сотрудников: предоставим готовый пакет мануалов, информационных писем и скриптов для разговоров и разъяснений.
Как обеспечивается безопасность персональных данных?
Облако HRlink и процессы в работе сервиса настроены строго в соответствие с 152–ФЗ, требованиями ФСТЭК и ФСБ России. Все данные хранятся и обрабатываются на территории РФ, используется сертифицированное программное обеспечение для шифрования данных КриптоПро.
Обработка документов выполняется оператором персональных данных ООО «ИННОВАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ КАДРАМИ». Программа разработана отечественными программистами, права принадлежат российской компании ООО «ИННОВАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ КАДРАМИ». Ответственность за ошибки, нарушения конфиденциальности, претензии третьих лиц застрахованы.
Остались вопросы?
Заполните контактные данные, и мы свяжемся с вами в течение 2х часов.